武汉市建设工程造价咨询档案管理指导意见
一、工程造价咨询档案工作的一般要求
工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业应当从组织措施、经济措施、管理措施入手，在人员、制度、机构等方面，建立、健全档案管理规章制度，规范工作标准，使本企业档案管理工作制度化。工程造价咨询档案属于长期保管机密文件，各企业完成咨询业务后必须逐项建立档案，并应登记造册、专人进行管理，建立起造价咨询业务台账。
二、工程造价咨询档案立卷要求
1．档案立卷的原则
1.1执行国家档案管理的有关规定，按照造价咨询行业管理标准的要求，遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统性；
1.2 确保文件材料的真实性，委托人对所提供资料的正确性、可靠性负责，委托人所提供资料凡从第三方获得的，必须经委托人确认其真实可靠；
1.3 保证资料的充分性，委托人按咨询企业要求提供的项目资料应满足咨询工作的需要，资料应完整、充分；
1.4 档案文件的整理应规范，按委托项目分别立卷，卷内文件材料应完整，审批和签章手续完备，卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。
2.归档材料
归档材料应按照造价咨询业务操作的业务准备、业务实施及业务终结三个阶段的咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件分类进行组织。
2.1业务准备阶段归档材料：
2.1.1工程造价咨询合同；
2.1.2湖北省建设工程造价咨询相关资料交接清单；
2.1.3建设工程造价咨询工作方案；
2.1.4项目操作人员配置一览表。
2.2 业务实施阶段归档材料（B类）：
2.2.1工程招标文件、招标答疑纪要及有关资料；
2.2.2施工合同及相应的补充协议；
2.2.3 建设工程项目预结算协调会议纪录；
2.2.4 施工现场勘察纪录；
2.2.5 建设工程预结算材料价格签证单；
2.2.6 施工单位送审的工程结算书；
2.2.7 设计变更单、施工签证；
2.2.8甲供材料、设备明细单；
2.2.9会议纪要、文函；
2.2.10其它影响工程造价的有关咨询资料；
2.2.11其它类别咨询业务应根据工作需要对相关资料进行归档。
2.3 业务终结阶段归档材料：
2.3.1 建设工程造价咨询报告书；
2.3.2 造价咨询项目校审纪录表；
2.3.3 建设工程造价编审确认表；
2.3.4 与咨询成果文件相关的计算底稿；
2.3.5 造价咨询项目征询意见回访纪录表；
2.3.6 武汉市建设工程造价计价监管通知书；
2.3.7 其它类别咨询业务应根据工作需要对相关资料进行归档。
3.案卷的编目
3.1编写案卷页号：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内目录不编页号；
3.2案卷封面的格式（附样一）；
3.2.1立卷咨询企业全称；
3.2.2咨询业务类别：分为建设项目可行性研究投资估算的编制、审核及项目经济评价报告（A类）；建设工程概算、预算、结算、竣工结（决）算的编制与审核（B类）；建设工程工程量清单、招标标底、投标报价的编制与审核（C类）；工程洽商、变更及合同争议的鉴定与索赔（D类）；编制工程造价计价依据、项目实施阶段造价跟踪控制及提供工程造价信息资料等（E类）等；
3.2.3 案卷标题：指咨询项目的全称；
3.2.4 归档时间：指卷内文件材料所属的起止年月。
3.2.5 保管期限：工程造价咨询档案一般定为长期；
3.2.6 件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数；
3.2.7 归档号：可按咨询企业制定的规则编排，也可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。
3.3卷内目录（附样二）：
3.3.1序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号；
3.3.2 文件字号：文件制发单位的发文字号；
3.3.3 文件作者：文件制发单位或个人；
3.3.4 文件名称：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；
3.3.5 归档时间：文件归档的年、月、日；
3.3.6 页号：卷内文件所在之页的页码；
3.3.7 备注：留待对卷内文件变化时作说明及引索之用。
4.案卷装订要求
4.1案卷装订排列：案卷封面－卷内目录－文件材料－封底；
4.2卷内文件目录应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸；
4.3单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。
